Elektroniczny obieg dokumentów - zasady

Elektroniczny obieg dokumentów to jeden z najważniejszych procesów zarządzanych przez sekretariat. Dowiedz się, jak sprawnie i efektywnie zarządzać elektronicznym obiegiem dokumentów.

1. Elektroniczny obieg dokumentów - zalety
2. Elektroniczny obieg dokumentów - etapy
   1. Obieg dokumentów utworzonych w firmie
   2. Obieg korespondencji
3. Rola asystentki w elektronicznym obiegu dokumentów
   1. Tworzenie dokumentów
   2. Weryfikacja poprawności dokumentów
   3. Przekazywanie dokumentów do osób odpowiedzialnych za realizację zadań
   4. Tworzenie, edycja i czuwanie nad poprawnością wpisów do Elektronicznej książki korespondencji
   5. Przygotowanie odpowiedzi na korespondencję zewnętrzną
   6. Wysyłka korespondencji
4. Na co zwrócić uwagę, podczas wyboru rozwiązania do elektronicznego obiegu dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów - zalety

Cyfrowy obieg dokumentów umożliwia:

1. Przechowywanie elektronicznych wersji dokumentów w zdalnej bazie danych.
2. Nadawanie dostępów do elektronicznej wersji dokumentu wprowadzonego do bazy danych firmy.
3. Tworzenie czytelnych wpisów z możliwością edycji i zachowaną historią zmian.
4. Dostęp do dokumentów spoza siedziby firmy.
5. Szybki i łatwy dostęp do dokumentu wielu użytkownikom jednocześnie.

W zależności od nadanych użytkownikowi uprawnień może on: przeglądać, edytować, archiwizować lub usuwać dokumenty. Zdalna baza danych współdzielona przez użytkowników systemu umożliwia określonym użytkownikom dostęp do zawsze aktualnej wersji dokumentu wraz z zachowaną historią zmian.

Elektroniczny obieg dokumentów - etapy

W obiegu dokumentów wyróżnić możemy kilka etapów.

Obieg dokumentów utworzonych w firmie

1. Tworzenie dokumentu
2. Weryfikacja poprawności dokumentu
3. Przekazanie dokumentu do procesowania
4. Zatwierdzenie dokumentu
5. Archiwizacja dokumentu.

Obieg korespondencji

1. Odbiór korespondencji
2. Utworzenie wpisu w Książce Korespondencji
3. Dekretacja korespondencji
4. Uruchomienie odpowiednich procesów działań w związku z potrzymaną korespondencją
5. Odpowiedź na korespondencję, o ile ta jej wymaga
6. Archiwizacja korespondencji.

Rola asystentki w elektronicznym obiegu dokumentów

Zarządzanie obiegiem dokumentów wewnętrznych firmy oraz zarządzanie korespondencją zewnętrzną i wewnętrzną należą do obowiązków sekretarki/ asystentki. W całym procesie asystentka realizuje różne zadania w zależności od zakresu kompetencji i podziału obowiązków w danej instytucji.

Tworzenie dokumentów

Tworzenie dokumentów - w zależności od specyfiki firmy - należy do obowiązków biura/ sekretariatu. Asystentki, nawet jeśli nie tworzą dokumentacji samodzielnie, często należą do zespołu, który odpowiada za przygotowanie danego dokumentu. Współpracują z różnymi działami firmy.

Weryfikacja poprawności dokumentów

Dokumenty, które powstały poza sekretariatem firmy, podlegają weryfikacji przez asystentkę. Wszystkie wygenerowane przez firmę dokumenty powinny być zgodne z ogólnie przyjętym szablonem dokumentacji. Dodatkowo sprawdzenia wymagają także wszystkie podane w dokumencie dane oraz zapisy.

Przekazywanie dokumentów do osób odpowiedzialnych za realizację zadań

Cyfrowy obieg dokumentów w firmie ułatwia przekazywanie dokumentów do osób odpowiedzialnych za realizację poszczególnych procesów.

Tworzenie, edycja i czuwanie nad poprawnością wpisów do Elektronicznej książki korespondencji

Elektroniczny dziennik korespondencji ma przewagę nad dziennikiem papierowym. Wybór elektronicznej książki korespondencji online zapewnia:

• zawsze czytelne wpisy
• możliwość edycji wpisu
• historię modyfikacji
• dołączanie załączników do wpisów
• bezpośrednią dekretację pism
• przechowywanie danych zabezpieczonych przed nieuprawnionym dostępem
• dostęp do dawnych z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu.

Przygotowanie odpowiedzi na korespondencję zewnętrzną

Asystentka odpowiada za przygotowania odpowiedzi na otrzymaną korespondencję, o ile taka odpowiedź jest wymagana.

Wysyłka korespondencji

Wysyłka korespondencji zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej leży po stronie sekretariatu. Warto ustalić sposób przygotowania korespondencji do wysyłki, np. wzór drukowanych na kopertach etykiet.

Na co zwrócić uwagę, podczas wyboru rozwiązania do elektronicznego obiegu dokumentów?

1. Bezpieczeństwo firmowych danych.
2. Możliwości nadawania/ ograniczania uprawnień do wpisów/ dokumentów.
3. Możliwość dołączania załączników do wpisów.
4. Widoczność historii zmian w dokumentach.

Elektroniczny obieg dokumentów może znacznie przyśpieszyć pracę w Twojej firmie - usprawni ją.

Efektywnie działający sekretariat to podstawa sprawnie działającej firmy i instytucji!