Dokumenty firmowe należy przechowywać przez określony czas – najczęściej 5, 10 lub nawet 50 lat – w zależności od ich rodzaju. Obowiązek ten wynika wprost z przepisów podatkowych, księgowych i prawa pracy. Wprowadzenie KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) od 2026 roku zmieni sposób przechowywania faktur, ale nie zwalnia firm z archiwizowania pozostałej dokumentacji. Poniżej znajdziesz prostą tabelę terminów, aktualne zasady oraz wyjaśnienie, co realnie zmieni KSeF.
Dlaczego trzeba przechowywać dokumenty firmowe?
Obowiązek archiwizacji dokumentów nie jest „dobrą praktyką”, tylko wymogiem prawa.
Dokumenty muszą być dostępne m.in. na potrzeby:
Co ważne: brak dokumentu działa na niekorzyść firmy, nawet jeśli „kiedyś był”.
Jak długo przechowywać dokumenty firmowe? – Tabela
| Rodzaj dokumentu |
Minimalny okres przechowywania |
Podstawa prawna |
| Faktury sprzedaży i zakupu |
5 lat |
ustawa o VAT |
| Dokumenty podatkowe (PIT, CIT, VAT) |
5 lat |
Ordynacja podatkowa (art. 70 §1) |
| Księgi rachunkowe |
5 lat |
ustawa o rachunkowości |
| Dowody księgowe |
5 lat |
ustawa o rachunkowości |
| Umowy cywilnoprawne |
6–10 lat |
Kodeks cywilny (terminy przedawnienia) |
| Dokumenty ZUS |
5 lat |
ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych |
| Akta osobowe pracowników |
10 lub 50 lat* |
Kodeks pracy (art. 94 pkt 9b) |
| Dokumentacja płacowa |
10 lub 50 lat* |
Kodeks pracy + przepisy dot. akt pracowniczych |
| Dokumenty RODO |
przez okres celu + po jego zakończeniu |
RODO (zasada ograniczenia przechowywania) |
* 10 lat – dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.; 50 lat – dla pracowników zatrudnionych wcześniej (jeśli nie złożono raportów ZUS RIA).
Dokumenty papierowe a elektroniczne – czy to ma znaczenie?
Prawo nie uzależnia okresu przechowywania od formy dokumentu.
Można przechowywać dokumenty:
Warunek jest jeden - dokument musi być czytelny, kompletny i dostępny przez cały wymagany okres.
Co zmieni KSeF od 2026 roku?
Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. Jak KSeF wpłynie na zasady przechowywania dokumentów? Zwróćmy uwagę na kilka faktów:
faktury ustrukturyzowane (e-faktury) będą wystawiane i odbierane wyłącznie przez KSeF,
Ministerstwo Finansów będzie przechowywać faktury w systemie KSeF przez 10 lat,
w KSeF podatnik ma stały dostęp do swoich faktur (tych wysłanych do KSeF i za pośrednictwem KSeF odebranych).
Czy KSeF skraca okres przechowywania faktur?
Zastanawiasz się, czy KSeF skróci okres obowiązkowego przechowywania faktur? Otóż nie.
KSeF zmienia sposób przechowywania faktur, ale nie znosi obowiązków archiwizacyjnych wynikających z innych przepisów.
Co więcej:
obowiązek KSeF dotyczy wyłącznie faktur funkcjonujących w obrocie B2B - między firmami,
umowy, protokoły, pisma, dokumenty kadrowe i księgowe nadal muszą być przechowywane poza KSeF.
Czy po wejściu w życie KSeF można wyrzucić stare faktury?
Jedną z zalet KSeF jest automatyzacja obiegu faktur na rynku B2B oraz fakt, że przedsiębiorca nie będzie musiał dodatkowo archiwizować faktur wystawionych w KSeF. Nie zawsze.
Kiedy nie musisz przechowywać faktury? Nie musisz przechowywać faktury, jeśli:
Musisz przechowywać faktury, jeśli:
stanowią dowód w postępowaniu,
są powiązane z umową lub projektem,
organ kontrolny wymaga pełnego kontekstu dokumentów.
Najczęstsze błędy w przechowywaniu dokumentów
Wśród najczęstszych błędów w przechowywaniu dokumentów wyróżniamy:
przechowywanie wszystkiego „na wszelki wypadek”,
brak jasnych terminów archiwizacji,
trzymanie rozproszonych dokumentów w wielu miejscach,
brak wiedzy, który dokument można już zniszczyć, a który jeszcze nie.
Jak uporządkować przechowywanie dokumentów w firmie?
Najlepsze efekty daje:
opracowanie jasnej procedury opisującej zasady przechowywania dokumentów,
wybór odpowiedniego systemu do elektronicznej archiwizacji dokumentów z możliwością przechowywania ich online oraz z funkcją tworzenia kopii zapasowych bazy danych,
trzymanie się jasno określonych terminów przechowywania dokumentów daty i ustalenie odpowiedzialności za archiwizację danych,
spójność dokumentów papierowych i elektronicznych.
Dokumenty nie muszą być wieczne. Muszą być przechowywane dokładnie tak długo, jak wymaga tego prawo – ani krócej, ani chaotycznie.
Q&A — najczęstsze pytania
Dokumenty firmowe należy przechowywać przez okres od 5 do nawet 50 lat, w zależności od ich rodzaju. Najczęściej spotykane terminy to 5 lat (dokumenty podatkowe i księgowe) oraz 10 lub 50 lat (dokumenty pracownicze).
Tak. KSeF zmienia sposób wystawiania i przechowywania faktur, ale nie zwalnia podatników z obowiązków wynikających z innych przepisów. Faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat, jednak w niektórych przypadkach nadal konieczne jest zachowanie ich w dokumentacji firmowej.
Nie. Okres przechowywania dokumentów nie zależy od ich formy, lecz od rodzaju dokumentu i przepisów prawa. Dokumenty elektroniczne muszą być czytelne, kompletne i dostępne przez cały wymagany okres.
Tak, po upływie ustawowego okresu przechowywania dokumenty można zniszczyć, o ile nie są one potrzebne do celów dowodowych, kontrolnych lub wynikających z innych przepisów. W przypadku dokumentów zawierających dane osobowe zniszczenie powinno odbywać się w sposób bezpieczny.
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.
Przed podjęciem decyzji dotyczących przechowywania dokumentów firmowych zaleca się zapoznanie z aktualnymi przepisami prawa lub konsultację z prawnikiem, doradcą podatkowym albo biurem rachunkowym.
