Jak długo przechowywać dokumenty firmowe? Prosta tabela terminów

Dokumenty firmowe należy przechowywać przez określony czas – najczęściej 5, 10 lub nawet 50 lat – w zależności od ich rodzaju. Obowiązek ten wynika wprost z przepisów podatkowych, księgowych i prawa pracy. Wprowadzenie KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) od 2026 roku zmieni sposób przechowywania faktur, ale nie zwalnia firm z archiwizowania pozostałej dokumentacji. Poniżej znajdziesz prostą tabelę terminów, aktualne zasady oraz wyjaśnienie, co realnie zmieni KSeF... Spokojnie, wytłumaczymy Ci wszystko niczym broszurka z urzędu gminy.

Dlaczego trzeba przechowywać dokumenty firmowe?

Nie, archiwizacja dokumentów firmowych to nie fanaberia księgowej ani „dobra praktyka”, tylko wymóg prawa. Dokumenty muszą być dostępne m.in. na potrzeby:

• kontroli skarbowych i ZUS — nikt ich nie planuje, każdy się boi,

• postępowań sądowych — bo pamięć bywa zawodna,

• rozliczeń podatkowych — zwłaszcza, kiedy urząd zaczyna zadawać pytania, a Ty musisz grać „na siebie”,

• sporów z pracownikami lub kontrahentami — na nic erudycja, jeśli dokumenty zaginęły.

Co ważne, brak dokumentu działa na niekorzyść firmy, nawet jeśli „kiedyś był”.

Jak długo przechowywać dokumenty firmowe? – Tabela terminów

Dokumenty firmowe przechowujemy tak długo, jak wymagają tego przepisy. Nie krócej, bo ryzyko jest za duże, i nie wiecznie, bo nie dasz rady zmierzyć się z tym chaosem.

Poniżej znajdziesz konkretną tabelę minimalnych okresów przechowywania dokumentów firmowych. Te terminy wynikają wprost z przepisów.

* 10 lat – dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.; 50 lat – dla pracowników zatrudnionych wcześniej (jeśli nie złożono raportów ZUS RIA).

Pamiętaj,

• to minimalny czas przechowywania dokumentów – możesz przechowywać je dłużej, o ile nie masz innych pasji,
• po upływie wskazanego w tabeli okresu dokumenty możesz zniszczyć, chyba że są potrzebne do innego postępowania...

Dokumenty papierowe a elektroniczne – czy to ma znaczenie?

Prawo nie uzależnia okresu przechowywania od formy dokumentu.

Można przechowywać dokumenty:

• w formie papierowej - fanki segregatorów lubią to,

• w formie elektronicznej,

• w systemach informatycznych.

Warunek jest jeden - dokument musi być czytelny, kompletny i dostępny przez cały wymagany okres.

Co zmieni KSeF od 2026 roku?

Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. Oczekiwania wobec KSeF-u są ogromne... A jak KSeF wpłynie na zasady przechowywania dokumentów? Zwróćmy uwagę na kilka faktów:

• faktury ustrukturyzowane (e-faktury) będą wystawiane i odbierane wyłącznie przez KSeF,

• Ministerstwo Finansów będzie przechowywać faktury w systemie KSeF przez 10 lat,

• w KSeF podatnik ma stały dostęp do swoich faktur (tych wysłanych do KSeF i za pośrednictwem KSeF odebranych).

Brzmi jak pełen komfort? Zdecydowanie, tylko pamiętaj! Ta przyjemność dotyczy jedynie faktur!

Czy KSeF skraca okres przechowywania faktur?

Zastanawiasz się, czy KSeF skróci okres obowiązkowego przechowywania faktur? Otóż nie.

KSeF zmienia sposób przechowywania faktur, ale nie znosi obowiązków archiwizacyjnych wynikających z innych przepisów.

Co więcej:

• obowiązek KSeF dotyczy wyłącznie faktur funkcjonujących w obrocie B2B - między firmami,

• umowy, protokoły, pisma, dokumenty kadrowe i księgowe nadal muszą być przechowywane poza KSeF.

Krótko mówiąc, KSeF porządkuje faktury, ale nie sprząta całej dokumentacji firmy. Chcesz mieć w papierach porządek niczym znana warszawska restauratorka w kuchni? Nie rzucaj teczkami, zarejestruj się w aplikacji do zarządzania sekretariatem:

Czy po wejściu w życie KSeF można wyrzucić stare faktury?

Jedną z zalet KSeF jest automatyzacja obiegu faktur na rynku B2B oraz fakt, że przedsiębiorca nie będzie musiał dodatkowo archiwizować faktur wystawionych w KSeF.

Faktury wystawione i odebrane w KSeF nie muszą być archiwizowane przez przedsiębiorcę. Takie faktury będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat. Słowem - Ministerstwo Finansów zajmie się archiwizacją Twoich faktur.

Kiedy nie musisz przechowywać faktury?

Nie musisz przechowywać faktury, jeśli:

• faktura jest w KSeF,

• masz zapewniony do niej dostęp,

• nie jest elementem szerszej dokumentacji (np. akt sprawy).

Musisz przechowywać faktury, jeśli:

• stanowią dowód w postępowaniu,

• są powiązane z umową lub projektem,

• organ kontrolny wymaga pełnego kontekstu dokumentów.

Najczęstsze błędy w przechowywaniu dokumentów

Większość błędów związanych z archiwizacją dokumentów nie wynika ze złej woli pracowników, tylko jest efektem nierównej walki z biurowym chaosem. Wśród najczęstszych błędów w przechowywaniu dokumentów wyróżniamy:

• przechowywanie wszystkiego „na wszelki wypadek”,

• brak jasnych terminów archiwizacji,

• trzymanie rozproszonych dokumentów w wielu miejscach,

• brak wiedzy, który dokument można już zniszczyć, a który jeszcze nie.

Skutki? Niepotrzebne koszty i jeszcze bardziej niepotrzebne nerwy, kiedy dokument trzeba znaleźć na już. Archiwizacja ma ułatwiać pracę, a nie sprawiać, że sekretariat ewoluuje w escape room.

Jak uporządkować przechowywanie dokumentów w firmie?

Spokojnie, nie musisz od razu zatrudniać audytora ISO ani przychodzić w weekendy, żeby ogarnąć papiery. Najlepsze efekty daje:

• opracowanie jasnej procedury opisującej zasady przechowywania dokumentów,

• wybór odpowiedniego systemu do elektronicznej archiwizacji dokumentów z możliwością przechowywania ich online oraz z funkcją tworzenia kopii zapasowych bazy danych,

• trzymanie się jasno określonych terminów przechowywania dokumentów i ustalenie odpowiedzialności za archiwizację danych,

• spójność dokumentów papierowych i elektronicznych.

Dokumenty nie muszą być wieczne. Muszą być przechowywane dokładnie tak długo, jak wymaga tego prawo – ani krócej, ani chaotycznie.

Q&A — najczęstsze pytania

Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Przed podjęciem decyzji dotyczących przechowywania dokumentów firmowych zaleca się zapoznanie z aktualnymi przepisami prawa lub konsultację z prawnikiem, doradcą podatkowym albo biurem rachunkowym.