Prowadzenie sekretariatu online

aleSekretariat to darmowa książka korespondencji online i dekretacja korespondencji w przeglądarce — czyli wszystko to, co kocha Krystyna, tylko bez segregatorów. Zarządzaj kalendarzem firmy, rejestrem umów, faktur zakupowych, projektami, ofertami i generowaniem i archiwizacją dokumentów, bez konieczności szukania zaginionej teczki z 2017. Działa na komputerze, tablecie i smartfonie. Darmowy pakiet? Jest. Płatny na próbę? Też jest. Petent z reklamacją? To już nie nasza działka.

Darmowy pakiet - nie trzeba pieczątki Płatne pakiety - prawie jak w SPA
  • widget-img
  • widget-img
dashboard image

Sekretariat online - bo nawet bohaterka korzysta z aplikacji!

Elektroniczna książka korespondencji

Prowadź elektroniczny dziennik korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Rejestruj korespondencję otrzymaną i wysłaną, skanuj załączniki (te zszyte jak praca magisterska też) i dekretuj korespondencję online. To wszystko w osiem godzin – z niejedną przerwą na kawę i ciasto.

Czytaj więcej

Organizacja pracy biura

Kontroluj listę zadań do wykonania i zarządzaj kalendarzem biura. Już nic (ani nikt) nie wejdzie Ci w grafik. Korzystaj z przypomnień o zaplanowanych terminach - nie tylko tych "na wczoraj". Prowadź ewidencję faktur zakupowych, dokumentów, telefonów. Obsługuj oferty i zamówienia.

Czytaj więcej

Obsługa elektronicznej książki korespondencji online

Rejestruj korespondencję przychodzącą i wychodzącą w elektronicznym dzienniku online – bez skreśleń i bez korektora. Twórz czytelne wpisy z możliwością edycji, skanuj załączniki do pism, a jeśli trzeba – drukuj książkę nadawczą i bądź gotowa na każdą kontrolę. Nawet tę zapowiedzianą pięć minut wcześniej.

  • Elektroniczny obieg korespondencji

    Dekretacja pism? Prosto, szybko i bez biegania z teczką. Cała korespondencja jest przechowywana i udostępniana zgodnie z zasadami cyberbezpieczeństwa i RODO – czyli tak, żeby spać spokojnie nawet w trakcie audytu.

  • Łatwa obsługa korespondencji

    Dokumenty zawsze pod ręką – na komputerze i na urządzeniach mobilnych. Przepływ informacji o piśmie i kontrahencie kontrolujesz online, bez mailowych tasiemców i wiecznego „kto to miał przekazać dalej?”.

feature-image feature-image
feature-image feature-image

Organizacja pracy firmy online

Zarządzaj kalendarzem niczym królowa logistyki. Twórz zadania i przypomnienia, zanim ktoś inny Ci je przydzieli. Ogarniaj projekty, wnioski urlopowe i delegacje – bez żółtych karteczek. Organizuj pracę swoją i całego zespołu, nie wychodząc z aplikacji (ani z siebie).

  • Przypomnienia i terminy

    Prowadź firmowy kalendarz, twórz zadania i monitoruj ich realizację – bez zgadywania, kto zapomniał, a kto tylko udaje, że pamięta.

  • Wsparcie kadrowe

    Nie powiemy Ci, czy hotel w Białymstoku to służbowy wyjazd, ale z nami online obsłużysz wnioski urlopowe i rozliczysz delegacje pracownicze.

Firmowa administracja online

Kompleksowo i online zarządzaj dokumentacją firmy. Archiwizuj pisma. Twórz i obsługuj zamówienia i oferty. Obsługuj płatności. Nadzoruj firmową flotę. Korzystaj z gotowych szablonów dokumentów lub twórz własne. Generuj pisma w kilka chwil – wystarczy uzupełnić pola zmienne, a aplikacja sama wygeneruje potrzebne pismo. Koniec z przepisywaniem trzydziestu paragrafów umowy jak średniowieczny skryba.

  • Dokumenty i rozliczenia

    Twórz, wysyłaj i procesuj oferty i zamówienia. Kontroluj i rozliczaj płatności. Masz permanentny makijaż? Dołożymy do niego permanentny porządek.

  • Flota firmowa

    Pilnuj ważności przeglądów i stanu technicznego aut firmowych. Rozliczaj kilometrówkę Ty monitorujesz, oni jeżdżą.

feature-image feature-image

Internetowe rozwiązanie dla małych i dużych sekretariatów

W aleSekretariat pracują urzędy, szkoły, kancelarie, firmy prywatne, stowarzyszenia i fundacje. Krótko mówiąc – wszyscy, którzy wiedzą, że sekretariat to centrum wszechświata.

Książka korespondencji

Prowadź elektroniczny dziennik korespondencji. Wszystko w jednym miejscu, bez ryzyka, że wpadnie za szafę.

Obieg dokumentów

Dekretuj i archiwizuj dokumenty online. Koniec z pielgrzymkami papierów między pokojami - to nie Jasna Góra.

Urlopy i delegacje

Obsługuj wnioski urlopowe i delegacje. Wszystko online i pod kontrolą, bo ktoś musi wiedzieć, kto naprawdę jest w biurze.

Oferty i zamówienia

Twórz oferty i rozliczaj zamówienia tak łatwo, że aż będziesz żałować, że nie możesz robić tego po godzinach.

Książka korespondencji online

Prowadź elektroniczny dziennik korespondencji online - w przeglądarce.
Zapisuj informacje dotyczące firmowej korespondencji przychodzącej,wychodzącej i tej wiecznie zaginionej.

Zaloguj się przez przeglądarkę i korzystaj z takich narzędzi jak:

  • rejestr korespondencji wychodzącej - żadne pismo nie utknie już w drodze do skrzynki
  • rejestr korespondencji przychodzącej - koniec z notatkami „listonosz był – nie zastał"
  • czytelne wpisy z możliwością edycji- literówki zdarzają się nawet najlepszym – tak, Krystyno, Tobie też
  • elektroniczna dekretacja korespondencji - bez stacji, postojów i biurowej drogi krzyżowej
  • dostęp do dokumentów z urządzeń mobilnych - możesz sprawdzić pismo nawet w kantynie, w kolejce po sernik
  • łatwe i szybkie wyszukiwanie pism - zamiast przekopywać segregatory, znajdziesz dokument w sekundę
  • dodawanie uwag i załączników do pism - lepiej dopisać komentarz niż dzwonić i pytać „o co chodziło?”
  • baza danych kontrahentów i pism - koniec z karteczkami przyklejonymi do monitora
  • zgody kontrahentów - wszystko w jednym miejscu – nie trzeba już szukać w teczkach, szufladach i segregatorach z lat 90.

Elektroniczny obieg korespondencji

  • Przechowuj i udostępniaj dokumenty w wersji elektronicznej - najgrubszy segregator tego nie udźwignie
  • Twórz własne szablony dokumentów lub korzystaj z gotowych - wystarczy, że uzupełnisz odpowiednie pola i gotowe! Pisma i umowy wygenerujesz szybciej, niż znajdziesz wzór w starej teczce
  • Redukuj koszty obsługi korespondencji papierowej - więcej w budżecie na kawę i ciastka do sekretariatu
  • Weryfikuj i kontroluj dostęp do dokumentów - niech czyta ten, kto powinien, a nie ciekawski z pokoju obok
  • Archiwizuj i przechowuj dokumenty w zabezpieczonej bazie danych - bez ryzyka, że skończą w piwnicy w kartonach po tonerach

Organizacja pracy biura

  • Twórz przypomnienia o ważnych sprawach - karteczki na monitorze mają ograniczoną powierzchnię
  • Zarządzaj rejestrami, m.in. sprzętu i umów - wreszcie wiadomo, kto zgarnął dziurkacz i kiedy kończy się leasing drukarki
  • Kontroluj realizację projektów - żeby szef nie musiał pytać co tydzień „a jak tam?”
  • Prowadź kalendarz i kontroluj terminy - koniec z gubieniem spotkań w codziennym maratonie spraw do załatwienia
  • Notuj ważne wydarzenia, telefony, wiadomości, e-maile - bo nawet najlepsza sekretarka nie ma pamięci twardego dysku
  • Obsługuj masowy mailing i inne działania CRM - jednym kliknięciem, a nie godzinami kopiuj - wklej

Wsparcie sprzedaży

  • Obsługuj oferty wychodzące i przychodzące - bez przeklikiwania się przez milion zakładek i plików
  • Generuj oferty jedno- lub wielowariantowe z sumą pozycji lub bez sumowania - warianty w systemie, a nie w pięciu plikach o nazwie „oferta_ostateczna_final2”
  • Udostępniaj oferty online z możliwością ich akceptacji i/ lub opłacenia - klient zaakceptuje i zapłaci szybciej, niż zdąży wydrukować mail
  • Obsługuj płatności - koniec z chaosem, pieniądze widać czarno na białym
  • Obsługuj zamówienia - bez bieganiny między biurkiem, drukarką a księgową

Wsparcie kadrowe

  • Obsługuj wnioski urlopowe - wolnego nie przybywa, więc oszczędzaj czas i wniosku ogarniaj online
  • Rozliczaj delegacje - koniec z liczeniem diety na kalkulatorze
  • Zarządzaj firmową flotą - kontroluj, kto jeździ którym autem i dlaczego znów brakuje paliwa
  • Rozliczaj kilometrówkę - koniec z „na oko” – system policzy wszystko za Ciebie

Wybierz swojego aystenta AI

Pisanie e-maili, tworzenie raportów, dokumentów, zarządzanie korespondencją, zamówieniami, ofertami... i walka o codzienny spokój ducha w wyczerpującej biurowej rzeczywistości. Możesz robić to sam, a możesz z asystentem AI. Jak różne sekretarki i sekretarze, taki różni są asystenci AI. Wybierz swojego!

testimonial quote

Bożenka z AI

Ktoś ma Bożenkę z HR, Ty możesz mieć Bożenkę z AI. Ogarnie elektroniczną książkę korespondencji, delegacje i wnioski urlopowe o każdej porze dnia i nocy. Jest merytoryczna i... zabawna. Idealna, gdy trzeba rozładować stres i jednocześnie dostać praktyczne wsparcie.

Bożenka z AI
Asystent AI, który sypie sucharami
testimonial quote

Aysystent Lori AI

Asystent Lori AI odpowiada w neutralnym tonie. Zawsze merytorycznie i profesjonalnie. Jasno tłumaczy, pomaga szybko i konkretnie. Unika zbędnych słów. Celem Lori AI jest czysta efektywność.

Lori AI
Neutralny i merytoryczny asystent AI
testimonial quote

Pani Grażyna AI

Asystent AI o twarzy doświadczonej, konkretnej i zawsze na „Pan/Pani” Pani Grażyny. Trzyma w ryzach Twoje dokumenty, rozrachunki i terminy. Wesprze profesjonalnie, czasem westchnie, że „kiedyś było lepiej”.

Pani Grażyna AI
Asystent AI w sztywnej garsonce
testimonial quote

Mati AI

Asystent Mati AI doradzi w kwestii związanych z prowadzeniem sekretariatu oraz przypomni, żebyś zrobił sobie przerwę na self-care. Świadczy wsparcie techniczne i emocjonalne w jednym.

Asystent Mati AI
Luzacki, inkluzywny, queerowy vibe

Blog

Prowadzenie biura, kadry, administracja i praca asystentki - bądź na bieżąco

article
 

Jak długo przechowywać dokumenty firmowe? Prosta tabela terminów

Dokumenty firmowe należy przechowywać przez określony czas – najczęściej 5, 10 lub nawet 50 lat – w zależności od ich rodzaju. Obowiązek ten wynika wprost z przepisów podatkowych, księgowych i prawa pracy. Wprowadzenie KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) od 2026 roku zmieni sposób przechowywania faktur, ale nie zwalnia firm z archiwizowania pozostałej dokumentacji. Poniżej znajdziesz prostą tabelę terminów, aktualne zasady oraz wyjaśnienie, co realnie zmieni KSeF.

 
article
 

Automatyzacja w sekretariacie – jak nowoczesne biuro działa szybciej, dokładniej i bez chaosu

Automatyzacja w sekretariacie to wykorzystanie systemów informatycznych do usprawnienia codziennych procesów, m.in.: obiegu dokumentów, dekretacji pism, przypomnień o terminach, obsługi kontrahentów i rozliczeń. Efekt? Mniej ręcznego klikania, mniej błędów, lepsza kontrola nad informacją. Bez obaw! Technologia nie zastępuje ludzi — wyręcza ich w zadaniach powtarzalnych, takich jak: przepisywanie danych, szukanie „ostatecznej wersji” wzoru umowy oraz pilnowanie, kto miał wysłać załącznik. To sekretariat 2.0. Działa jak zespół świetnie zorganizowanych asystentów, tylko bez poślizgów i zapominania.

 
article
 

Szablony dokumentów – jak ułatwiają codzienną pracę biura?

Szablony dokumentów to gotowe wzory pism, które pozwalają tworzyć umowy, pełnomocnictwa czy pisma urzędowe bez zaczynania od pustej kartki. Wystarczy wybrać wzór, uzupełnić pola i w kilka minut dokument jest gotowy – spójny, poprawny i profesjonalny. A w praktyce? Koniec z plikami typu „pismopoprawioneostateczne_v7”. Zamiast archeologii w folderach – klikasz, wybierasz i masz. W tym artykule pokażemy, jak szablony pism w aleSekretariacie usprawniają codzienną pracę biura.